临海市档案馆电子目录数据库结构与交换格式（试行）

2023-04-26 10:04 浏览次数: 信息来源：临海市档案馆

为适应临海市档案馆馆藏电子档案管理系统的数据著录格式，建立统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现馆际、馆室间的档案信息资源共享，特制定本标准。

一、本标准规定了临海市档案馆交换建国后档案目录数据时所使用的格式。

二、本标准规定的档案目录数据文件的组织方式是以.dbf为扩展名的数据库文件。字段名、字段长度、字段类型参照《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》执行。

三、本标准涉及的各种符号,如“*”、“#”、“（）”、“；”等等，在计算机录入时，一律用“半角”录入。目录著录时条目文字间不得有空格。所有著录项都采用文本格式进行著录。

四、电子目录数据库结构主要包括《案卷级目录数据库结构与著录格式》、《文件级目录（1）数据库结构与著录格式》、《文件级目录（2）数据库结构与著录格式》、《文件级目录（3）数据库结构与著录格式》四个数据交换格式。

五、《案卷级目录数据库结构与著录格式》和《文件级目录（1）数据库结构与著录格式》适用于文书立卷改革前的档案目录。《文件级目录（2）数据库结构与著录格式》适用于按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理的档案目录。《文件级目录（3）数据库结构与著录格式》适用于按照DA/T22-2015《归档文件整理规则》整理的档案目录。

六、本标准还包括照片、科技、录音、录像、实物、会计等档案目录的著录格式。

七、电子目录数据传递盘的要求经过加密处理的机读移交盘，移交的同时提供解密手段。机读目录移交盘应经过检验，确为无病毒盘才能接收。

八、电子目录数据库结构与著录格式

（一）案卷级目录数据库结构与著录格式

	字段名称	著录要求	著录参考	备注
著录项目	档案馆代码
	全宗号	以四位代码标识。建国后档案用“J”；后三位用阿拉伯数字标识。	如“J002”
	档号	按“全宗号—目录号（类别号）—案卷号”进行注录。其中类别号有分级的，中间用“·”隔开，最多只能有三个层级。	如“J002-001-001”或“J002-ZY·2019·SPL-001”
	目录号	以三位阿拉伯数字标识	如“012”
	类别号(机构或问题）	以三位英文字母、数字或英文字母和数字混用标识	如“KKL”、“LY1”、”、“123”等
	案卷号	以三位阿拉伯数字标识。如“123”表示案卷号。若有之一、之二卷，则在案卷号后用阿拉伯数字标识，加“（）”。	C如“123（2）”表示123号卷的第二卷
	题名	案卷题名应揭示案卷内容，题名撰写不超过50个字。题头要有反映案卷中不超过三个的发文单位，题尾要反映案卷中不超过三个文种名称。	如“临海市教育局、临海市工商局、临海市档案局关于XXXXX的通知、决定、函”
	责任者	产生档案的单位及内部组织机构，必须著录全称。	如“临海市住房和城乡建设局”
	文件起始时间	时间项著录到月为止。时间项一律用6位阿拉伯数字表示。文件时间不完整时，应考证出年份，其次考证出月。月考证不出，以“0”补之。考证不出准确年份，可著录大致年份。如50年代的，起始时间著录为“195001”；终止时间著录为“195912”。	如“198108”
	文件终止时间		如“198108”
	卷内文件份数	用阿拉伯数字表示。	如“5”、“15”
	卷内总页数	用阿拉伯数字表示。	如“30”、“45”
	保管期限	保管期限一般分为永久、长期、短期、30年、10年五种。行业规范另有保管期限规定的按行业要求填写。
	密级	填写“绝密、机密、秘密”
	控制符	拟开放档案著录为“*”，控制档案不著录。

（二）文件级目录（1）数据库结构与著录格式

	字段名称	著录要求	著录参考	备注
著录项目	档案馆代码
	全宗号	以四位代码标识。建国后档案用“J”；后三位用阿拉伯数字标识。	如“J002”
	档号	按“全宗号—目录号（类别号）—案卷号-张页号”进行注录。其中类别号有分级的，中间用“·”隔开，最多只能有三个层级。	如“J002-001-001-0001”或“J002-ZY·2019·SPL-001-0001”
	目录号	以三位阿拉伯数字标识。	如“002”
	类别号	以数字或英文字母和数字混用标识，最多可达三个层级。	如“KKL”、“LY1”、”、“123”“ZY·2019·SPL”等都可以使用
	案卷号	以三位阿拉伯数字标识。如“123”表示案卷号。若有之一、之二卷，则在案卷号后用阿拉伯数字标识，加“（）”。	如“123（2）”表示123号卷的第二卷
	文件编号	照原文著录。有多个文件编号的，著录主办机关的文件编号。文件编号的括号一律用“[]”著录。
	责任者	指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。责任者有多个时，责任者之间以“；”号相隔。个人责任者著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称或其他职责，并加“（）”号。机关团体责任者必须著录全称。
	正题名	文件的文首的题名。有副题名原文照录于正题名后。没有题名，依据其内容拟写题名，加“[ ]”号。题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“[ ]”号。
	文件形成时间	公私文书、信札为发文时间。决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间。条约、合同、协议为签署时间。时间项一律用8位阿拉伯数字表示。	如“19810824”
	张页号	张页号用三位阿拉伯数字标识。	如“043”表示张页号
	保管期限	保管期限一般分为永久、长期、短期、30年、10年五种。行业规范另有保管期限规定的按行业要求填写。	如档号“J012-002-001-长期—0001”，此栏保管期限应填“长期”
	密级	著录秘密、机密、绝密等级等码。　对已升、降、解密的文件，应著录新的密级。
	控制符	开放档案著录为“*”，控制档案不著录。

（三）文件级目录（2）数据库结构与著录格式

	字段名称	著录要求	字段参考	备注
著录项目	档案馆代码
	全宗号	以四位代码标识。建国后档案用“J”；后三位用阿拉伯数字标识。	如“J002”表示建国后2号全宗档案
	档号	按“全宗号—年度—类别号（机构或问题）-保管期限-件号”或者“全宗号—年度-保管期限-件号”进行著录。	如“J002-2009-Y1-Y-0001”或“J002-2009-Y-0001”
	机构或问题	以三位或两位英文字母、数字或英文字母和数字混用标识。如“KKL”、“LY”、”、“123”等都可以使用。
	档案室编件号	以四位阿拉伯数字标识。	如“0236”表示第236号档案。
	年度	年度以四位阿拉伯数字标注。	如“2002”
	文件编号	照原文著录。有多个文件编号的，著录主办机关的文件编号。文件编号的括号一律用“[]”著录。
	责任者	指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。责任者有多个时责任者之间以“；”号相隔。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称或其他职责，并加“（）”号。机关团体责任者必须著录全称。
	正题名	文件的文首的题名。有副题名原文照录于正题名后。没有题名，依据其内容拟写题名，并加“[ ]”号。题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“[ ]”号。
	文件形成时间	一般公私文书、信札为发文时间。决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间。条约、合同、协议为签署时间。	时间项一律用8位阿拉伯数字表示，如“20020824”
	文件页数	以阿拉伯数字表示	如5页填“5”，15页填“15”
	保管期限	保管期限一般分为永久、长期、短期、30年、10年五种。专业里规定其他保管期限按实著录。由于不同时期书写的规范不一样，按实际已经确定的保管期限著录。档号中的保管期限和此保管期限要对应。	如档号“J012-002-001-长期—0001”，此栏保管期限应填“长期”
	密级	著录秘密、机密、绝密等级等码。　对已升、降、解密的文件，应著录新的密级。
	控制符	对开放档案著录为“*”，控制档案不著录

（四）文件级目录（3）数据库结构与著录格式

	字段名称	著录要求	字段参考	备注
著录项目	档案馆代码
	全宗号	以四位代码标识。建国后档案用“J”；后三位用阿拉伯数字标识。	如“J002”表示建国后2号全宗档案
	档号	按“全宗号—门类代码·年度—类别号（机构或问题）-保管期限-件号进行著录。	如“J002-WS·2009-JJL-Y-0001”
	门类代码	确定文书“WS”、专业“ZY”、会计“KU”、基建“KJ·JJ”、设备“KJ·SB”、科研“KJ·KY”、人事“RS”、录音“LY”、录像“LX”、照片“ZP”、实物“SW”、印章“YZ”、网页W信息“WY”、公务电子邮件“YJ”、社交媒体“MT”、业务数据“SJ”等门类。	如文书“ＷＳ”专业“ＺＹ”
	年度	年度以四位阿拉伯数字标注。	如“2002”
	机构或问题	采用3位英文字母或阿拉伯数字标识。	如“BGS”表示办公室机构。
	室编件号	以四位阿拉伯数字标识，不足四位，前面用“0”补足。	如“0236”表示第236号档案
	文件编号	照原文著录。有多个文件编号的，著录主办机关的文件编号。文件编号的括号一律用“[]”著录。
	责任者	指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。责任者有多个时责任者之间以“；”号相隔。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称或其他职责，并加“（）”号。机关团体责任者必须著录全称。
	正题名	文件的文首的题名。有副题名原文照录于正题名后。没有题名，依据其内容拟写题名，并加“[ ]”号。题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“[ ]”号。	如果文件里涉及很多人名的，最多挑选著录5位
	文件形成时间	一般公私文书、信札为发文时间。决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间。条约、合同、协议为签署时间。	时间项一律用8位阿拉伯数字表示，如“20020824”
	文件页数	以阿拉伯数字命名	如“23”，“129”
	保管期限	保管期限一般分为永久、30年、10年三种。专业里规定其他保管期限按实著录。	如“Y”、“D30”、“D10”三种
	密级	著录秘密、机密、绝密等级等码。　对已升、降、解密的文件，应著录新的密级。
	控制符	对开放档案著录为“*”，控制档案不著录

（五）录音、录像目录数据库结构与著录格式

	字段名称	著录要求	著录参考	备注
著录项目	档案馆代码
	档号	按“全宗号—门类代码·年度—保管期限-件号进行著录。	如“J120-LY·2019-Y-0001”
	门类代码	确定录音“LY”、录像“LX”门类代码。
	年度	年度以四位阿拉伯数字标注。	如“2002”
	件号	以四位阿拉伯数字标识。	如“0016”表示该年度第16件（条）
	文字说明	介绍事由、时间、地点、人物、背景等要素，概括揭示录音、录像所反映的主要内容。
	摄影者	录制音像的作者。
	拍摄时间	以制作完成的时间为准。	时间项一律用8位阿拉伯数字表示，如“20020824”
	保管期限	保管期限一般分为永久、长期、短期、30年、10年五种。专业里规定其他保管期限按实著录。
	载体存放的盒（盘）号	用阿拉伯数字表示，单位用档案物质形态的统计单位，如“卷”、“册”、“张”、“片”、“盒”、“米”等，用三位阿拉伯数字记载。	如“002”表示第2张（盒）存放录音录像的载体
	载体类型	分为唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。载体类型据实著录。
	录音文件格式	WAVE格式
	录音采样率	44.1KHz-96KHz之间
	录像文件格式	AVI或MXF
	录像视频编码格式	采用H·264或MPEG-2IBP。
	录像帧率	与原档案相同
	录像声道	以原始声道数记录
	密级	著录秘密、机密、绝密等级等码。　对已升、降、解密的文件，应著录新的密级。
	控制符	对开放档案著录为“*”，控制档案不著录

（六）照片档案目录数据库结构与著录格式

字段名称	著录要求	著录参考	备注
档案馆代码
全宗号	以四位代码标识。建国后档案用“J”；后三位用阿拉伯数字标识。	如“J002”表示建国后2号全宗档案
档号	照片和数码照片档案可采用“全宗号—保管期限-张号”或采用“全宗号-保管期限-组号-张号”两种编号方法。数码照片后面加扩展名，即“张号·JPG”。也可采用门类代码的方法，即“全宗号-门类代码·年度-保管期限-组号-张号”。	如照片“J002-Y-0001”或“J002-Y-001-0001”数码照片“J002-Y-001-0001·JPG”。采用门类代码则“J002-ZP·2019-001-0001·JPG”
门类代码	确定照片“ZP”门类代码。
年度	年度以四位阿拉伯数字标注。	如“2002”	4
照片组号	为4位阿拉伯数字，不足4位用“0”补齐。	如“0012”
照片张号	为4位阿拉伯数字，不足4位用“0”补齐。	如“0002”
组题名	反映该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。
文字说明	介绍事由、时间、地点、人物、背景等要素，概括揭示照片所反映的主要内容。如有主要领导出席，应标明领导的姓名和位置。如组题名介绍内容详细，张题名可以简单。
摄影者	照片拍摄者
摄制时间	照片成影日期，以8位阿拉伯数字标识	如“19900204”
参见号	与本张照片有密切关系的其他载体档案的档号	如文件档号“J120-003-003-0002”
底片号	底片编号由全宗号—保管期限-张号组成	如“J120-Y-1”
保管期限	保管期限一般分为永久、长期、短期、30年、10年五种。
文件格式	JPEG、TIFF、RAW	JPEG
像素	高*宽	如“1239*1208”
密级	著录秘密、机密、绝密等级等码。　对已升、降、解密的文件，应著录新的密级。

（七）会计档案案卷级目录数据库结构及著录格式

	字段名称	著录要求	著录参考	备注
著录项目	档案馆代码
	全宗号	以四位代码标识。建国后档案用“J”；后三位用阿拉伯数字标识。	如“J002”表示建国后2号全宗档案
	档号	按“全宗号—门类代码·类别·年度-案卷号”或者“全宗号—目录号（类别号）-案卷号”进行著录。	如2019年凭证第7卷：“J122-KU·PZ·2019-007”或“J122-PZ-007”
	门类代码	确定会计为“KU”门类代码。一个单位多个账户的会计，则使用“KU1”、“KU2”区分。	如行政会计为“KU1”、专项账户为“KU2”
	类别号	确定凭证为“PZ”，账册报表统一为“ZB”
	案卷号	以三位阿拉伯数字标识。如“123”表示案卷号。若有之一、之二卷，则在案卷号后用阿拉伯数字标识，加“（）”。	C如“123（2）”表示123号卷的第二卷
	年度	年度以四位阿拉伯数字标注。	如“2002”
	责任者	产生档案的单位及内部组织机构，必须著录全称。	如“临海市住房和城乡建设局”
	题名	案卷题名应揭示案卷内容，题名撰写不超过50个字。
	文件起始时间	时间项著录到月为止。时间项一律用6位阿拉伯数字表示。文件时间不完整时，应考证出年份，其次考证出月。月考证不出，以“0”补之。考证不出准确年份，可著录大致年份。如50年代的，起始时间著录为“195001”；终止时间著录为“195912”。	如“198108”
	文件终止时间		如“198108”
	保管期限	保管期限一般分为永久、25年、15年、5年和永久、30年、10年，按规定填写。
	密级	填写“绝密、机密、秘密”
	控制符	拟开放档案著录为“*”，控制档案不著录。

（八）科技档案目录数据库结构及字段参照（一）（二），

其中档号和项目代号如下

著

录

项

目

字段名称

著录要求

著录参考

备注

档号

按“全宗号—项目代号—案卷号-件号”进行注录。工程项目不加全宗号，科研课题加全宗号。

如朱溪水库工程项目“ZXSK-001-0001”

新冠疫情科研课题为“J111-XGYQ-001-0001”

项目代号

以英文字母或英文字母和数字混合标识，概括工程或课题的内容。

如沿海高速“GL5-YHGS”

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