档案接收质量标准（试行）
第一条 根据《中华人民共和国档案法》、《浙江省国家档案馆管理办法》、《归档文件整理规则》等有关的档案工作业务规范、标准，结合档案工作实际，特制定本标准。
第二条 各进馆单位档案应按全宗进行管理，到期应依法向国家综合档案馆移交档案。
第三条 档案分类科学合理。全宗内档案主要划分为文书、专业、科技、会计、人事、特种载体六大类。其中科技包括基建、设备、科研；特种载体包括录音、录像、照片、实物、网页信息、电子邮件等各种形式档案。分类方案一经确定应保持稳定统一。
专业档案应按业务规范进行分类管理。
第四条 全宗内档案应收集齐全。文书档案收集参照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》。
机关文书档案包括会议材料、收发文材料、综合性管理材料、人事管理材料、党群社团材料、安保信访材料、后勤管理材料、专业业务材料等。
企业文书档案包括企业设立及变更材料，董事会、监事会、股东会材料，资本登记、资本变动、融资材料，资产管理材料，行政管理材料，经营管理材料，生产管理材料，后勤事务管理材料、法律内控材料、基本建设材料、人事管理材料、党团工会材料等。
科研档案包括研究准备材料、研究试验材料、总结鉴定材料、成果奖励申报材料、推广应用材料等。
会计档案包括日记账、总账、明细账、分户账或登记簿、部门财务报告、部门决算、会计档案保管清册、移交清册、销毁清册、鉴定意见书。
录音、录像、照片档案按单位的重大事件或活动进行收集，每个事件或活动产生一组3-5张代表性照片。
实物档案包括荣誉证书、奖牌、奖杯、字画、礼品、印章等。
材料收集应按照原始性、成套性原则进行收集，遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系。
第五条 全宗内的档案按照保管期限规定进行准确鉴定。 保管期限分为永久、长期、定期，定期分为30年、10年。永久、长期、30年以上（含30年）的档案应依法移交进馆。
第六条 全宗内档案整理应符合以下标准：《归档文件整理规则》、《档号编制规则》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《会计档案案卷格式》、《印章档案整理规则》、《照片档案管理规范》、《数码照片归档与管理规范》、《政府网站网页归档指南》等标准。
第七条 文书档案整理要求
（一）文书档案以卷为单位整理要求
1.卷内文件数量要适当，案卷厚度一般不超过2CM。一般要求使用软卷皮装盒进行保管。
2.页码敲右上角，有文字、图案的都应敲上，无文字图案的不敲。页码从第一页起编，无空号、重号、跳号。
3.卷内应有目录，卷内目录上的项目要填写齐全。
4.卷内备考表应填写完整。卷内说明应填写“此卷共 件 页”，立卷人、检查人要签名，立卷时间应填写归档时间。
5.案卷封面和卷脊要逐项填写清楚，字迹整齐、清晰，统一用阿位伯数字。案卷标题拟写不超过50个字，题首列明不超过三个重要的发文单位，题尾列明不超过三个的文种名称。
6.案卷装订要结实美观。案卷的底边和左边要取齐（对不规则的文件，要进行贴边托裱或折叠），用蜡线装订，采用三孔一线装订法。不掉页，不倒页，不压住文件字迹。
7.编制纸质全引目录和电子目录。
（二）文书档案以件为单位整理要求
1.每件文件页码编写准确，无重号、空号、跳号；发文签和收文签可作最后一页编号。
2.以件为单位整理的文件应采取左上角踩线或三孔一线的方法进行装订，尽量减少对纸张的破坏。件号章一般敲在文件题头上方正中间，填写准确完整，不漏编，印泥为红色。
3.以件为单位的档案盒一般采用2CM厚度的盒子，盒面和脊背标注规范、统一，采用阿拉伯数字填写。
4.盒内放置备考表，填写盒内情况说明：本盒共几件几页。填写立件人、检查人和检查时间。盒内可放置盒内目录备查。
5.归档文件目录本应一年一本，永久、30年、10年目录之间采用隔页标示纸。归档目录前面放置年度整理说明，介绍单位机构和职能变动情况、档案收集范围、收集情况、分类方法、档案总量，永久、30年、10年形成数量，数字化完成等情况。年度整理说明下面要有本单位的落款、日期，加盖公章。
第八条 录音录像档案按盒或盘编目，一盒（盘）为一卷。编写盒（盘）内目录，盒（盘）内每一条录音、录像资料为一件。采用磁带的录音录像要求进行数字化转换后方可进馆。
第九条 进馆的照片档案宜装入照片册内，文字说明要介绍清楚事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素。照片排列可一册一个流水号或一年度一个流水号。册内有封面、卷内目录、备考表。数码照片一个单位建一个文件总包，里面建组文件包，组文件包以档号命名，照片也以档号命名。总文件包里包含组照片目录、组文件包；组文件包里包含照片、照片目录、组文字说明。
第十条 网页信息档案应完整采集页面中有可视静态内容，页面中动画、音频、脚本、URL等内容也可进行收集。收集时附件和正本为一件，篇幅较长的多个页面作为同一件收集。一般应采用JPG格式保存。
收集时应将页面的元数据同时收集，包括标题、发布时间、来源、关键词、作者、摘要、网址等。
第十一条 科研档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行整理。
第十二条 检索工具移交要求
以卷为单位整理的档案应移交全引目录（案卷目录+卷内目录）。目录本采用账夹两孔装订成册。打印页面采用A4尺寸，字号为四号。
以件为单位整理的档案应移交归档文件目录册，按国家规定规格制作。
数码照片和电子档案允许仅移交电子目录。
第十三条 建立案卷级目录数据库、文件级目录数据库和全文数据库。著录格式见《临海市档案馆电子目录数据库结构与交换格式》。
案卷级目录数据库和文件级目录数据库采用DBF格式，若采用其他格式的，应能根据需要按要求实现与DBF格式之间的转换。
第十四条 档案数字化副本应按照《临海市进馆单位纸质档案数字化成果移交标准》执行。
第十五条 档案移交范围
文书应移交保管期限永久、长期、30年的全部档案。
专业档案移交按照国家档案局发布的第一批、第二批民生档案目录，浙江省第一批重要民生档案目录优先接收。保管期限为永久、长期、或50年以上的，接收纸质档案和数字化副本进馆。保管期限为30年以上（含30年）的，仅接收数字化副本进馆。
会计档案接收永久、30年的会计账册、报表等档案，会计凭证不列入接收范围。
录音、录像、照片、网页电邮档案按照单位的重大事件和重大活动进行接收。
实物档案接收省部级以上表彰的证书、牌匾，名人字画及礼品。印章档案仅接收立档单位印章、名人钤章和其他有代表意义印章。
第十六条 进馆单位移交档案时需同时移交全宗介绍、大事记、组织沿革、归档范围和保管期限规定、分类方案、档号编制方案、预开放档案审核报告及目录、档案解密意见及目录等材料。一式两份，纸质载体的一份，电子数据的一份。
第十七条 进馆单位档案移交前，应对形成的档案进行初步的开放审核工作，汇总开放档案目录和统计表。同时对归档的涉密档案完成解密工作，解密汇总报表应报保密行政管理部门备案后，和档案一同移交市档案馆。
第十八条 进馆档案必须符合档案保护技术检测要求。本馆在接收档案进馆时，应由档案保护技术人员作详细的技术检测，以便对进馆档案的保护质量状况进行评定，确定相应的保护措施和抢救计划，出具档案移交审核报告，一式两份，进馆单位和档案馆各留一份。
第十九条 档案移交需填写交接文据，一式两份，档案馆一份，移交单位一份。